SISTEM INFORMASI,ORGANISASI DAN STRATEGI (BAB 3)

BAB III
SISTEM INFORMASI,ORGANISASI DAN STRATEGI

A.     Pengertian Sistem Informasi, Organisasi, Manajemen dan Strategi

1.    Pengertian Sistem Informasi

Apakah pengertian sistem informasi? Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi.

Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut, seorang manajer bisa membuat keputusan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.

2.    Organisasi dan Sistem Informasi

a.     Apakah Organisasi itu?

Sebuah organisasi adalah struktur sosial yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan prosesnya untuk menghasilkan output. Definisi teknis ini berfokus pada tiga elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi primer yang diberikan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan jasa dalam fungsi produksi. Bagaimana definisi organisasi berhubungan dengan sistem teknologi informasi? Pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk fokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan.

b.     Ciri-ciri organisasi

Rutinitas dan proses bisnis, Semua organisasi, termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu karena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas ini disebut operasi standar prosedur aturan yang tepat, prosedur, dan praktek yang telah dikembangkan untuk mengatasi situasi hampir semua diharapkan.

Politik organisasi, Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan spesialisasi, kekhawatiran, dan perspektif yang berbeda. Sebagai hasilnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang berbeda tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan-perbedaan ini penting bagi kedua manajer dan karyawan, dan mereka menghasilkan perjuangan politik untuk sumber daya, kompetisi, dan konflik dalam setiap organisasi.

Budaya organisasi, Semua organisasi memiliki batuan dasar, tak tergoyahkan, dipertanyakan (oleh anggota) asumsi yang mendefinisikan tujuan mereka dan produk. Budaya organisasi mencakup ini serangkaian asumsi tentang apa produk organisasi harus menghasilkan, bagaimana seharusnya menghasilkannya, di mana, dan untuk siapa.

Lingkungan organisasi, Organisasi berada dalam lingkungan dimana mereka menarik sumber daya dan yang mereka memasok barang dan jasa. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka untuk, dan tergantung pada, lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka.

Struktur organisasi, Jenis sistem informasi yang Anda temukan dalam perusahaan bisnis dan masalah yang bersifat alami dengan sistem sering mencerminkan jenis struktur organisasi. Dalam perusahaan kewirausahaan kecil Anda akan sering menemukan sistem buruk yang dirancang dikembangkan terburu-buru yang sering cepat mengatasi kegunaannya. Dalam perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi di ratusan multidivisional lokasi Anda akan sering menemukan tidak ada sistem informasi tunggal yang mengintegrasikan, melainkan setiap lokal atau divisi masing-masing memiliki perangkat sistem informasi.

Fitur lain organisasnsi,  Salah satu cara organisasi berbeda tugas yang mereka lakukan dan teknologi yang mereka gunakan. Beberapa organisasi melakukan tugas-tugas rutin yang terutama dapat direduksi menjadi aturan formal yang memerlukan penilaian kecil (seperti manufaktur suku cadang mobil), sedangkan yang lain (seperti perusahaan konsultan) bekerja terutama dengan tugas tidak rutin.

3.    Bagaimana Sistem Informasi Memengaruhi Organisasi Dan Perusahaan

a.       Dampak Ekonomi

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah baik biaya relatif dari modal dan biaya informasi. Sistem teknologi informasi dapat dilihat sebagai faktor produksi yang dapat menggantikan modal tradisional dan tenaga kerja. Seiring dengan penurunan biaya teknologi informasi, maka TI mengantikan tenaga kerja, yang secara historis telah meningkat biayanya. Oleh karena itu, teknologi informasi menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan pekerja administrasi sebagai pengganti teknologi informasi pada kerja mereka (Laudon, 1990).

b.       Organisasi dan Dampak Perilaku

IT mendatarkan organisasi, Peneliti keperilakuan telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen. TI mendorong pengambilan keputusan hak yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan.

Organisasi pascaindustri, Teori pascaindusti lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga mendukung gagasan bahwa TI harus meratakan hirarki. Dalam masyarakat pascaindustri, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.

Memahami Resistensi organisasi terhadap perubahan, Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan bentuk berlian untuk menggambarkan karakter saling terkait dan saling menyesuaikan teknologi dan organisasi. Di sini, perubahan teknologi yang diserap, dibelokkan, dan dikalahkan oleh pengaturan tugas organisasi, struktur, dan orang-orang.

c.       Internet dan Organisasi

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada organisasi proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk membangun kembali dengan cepat organizations. Perusahaan membangun kembali beberapa proses utama bisnis mereka didasarkan pada teknologi internet dan membuat teknologi ini menjadi komponen utama dari infrastruktur TI mereka.

d.       Implikasi bagi Desain dan Pemahaman Sistem Informasi

Untuk memberikan manfaat yang sesungguhnya, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Beberapa yang harus dipertimbangkan : Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi, Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan  proses bisnis, organisasi budaya dan politik, dan lain lain

4.    Menggunakan Sistem Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

a.    Model Kekuatan Kompetitif Porter

Pesaing tradisional, Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan kompetitor lain yang terus merancang cara baru yang lebih efisien untuk menghasilkan dengan memperkenalkan produk dan layanan baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan memaksakan biaya beralih pada pelanggan mereka.

Pendatang baru di pasar, Dalam perekonomian bebas dengan tenaga kerja mobiledan sumber daya keuangan, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Dalam beberapa industri, ada hambatan yang sangat rendah untuk masuk, sedangkan di industri lain, masuknya sangat sulit.

Produk dan layanan pengganti, Di hampir setiap industri, ada pengganti yang pelanggan Anda mungkin gunakan jika harga Anda menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Bahkan minyak memiliki pengganti: Ethanol dapat menggantikan bensin di mobil, minyak nabati untuk bahan bakar diesel dalam truk, dan angin, surya, batubara, dan hidro untuk pembangkit listrik industri.

Pelanggan, Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk pesaing dan jasa, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga saja dalam pasar transparan di mana ada diferensiasi produk kecil, dan semua harga diketahui langsung (seperti di Internet).

Pemasok, Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok.

Strategi Sistem Informasi untuk Menghadapi Kekuatan Kompetitif

Kepemimpinan biaya rendah, Sebuah sistem respon pelanggan yang efisien secara langsung menghubungkan perilaku konsumen untuk distribusi dan produksi serta rantai pasokan. Sistem pengisian terus menerus Walmart menyediakan seperti respon pelanggan yang efisien.

Pembedaan produk, Produsen dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk dan layanan yang disesuaikan dan personal agar sesuai dengan spesifikasi yang tepat dari pelanggan individu.

Berfocus pada peluang pasar, Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit lebih baik daripada pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan tertata dan teknik pemasaran. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian konsumen, selera, dan preferensinya erat sehingga efisien lapangan kampanye iklan dan pemasaran untuk target pasar yang lebih kecil dan lebih kecil.

Memperkuat hubungan keakraban pelanggan dan pemasok, Gunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkan keintiman dengan pelanggan. Hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda.

b.    Dampak Internet terhadap Keunggulan Kompetitif

Karena Internet, kekuatan kompetitif tradisional masih di tempat kerja, tetapi persaingan kompetitif telah menjadi jauh lebih intens (Porter, 2001). Teknologi internet didasarkan pada standar universal yang setiap perusahaan dapat menggunakannya, sehingga mudah bagi saingan untuk bersaing pada harga saja dan bagi pesaing baru untuk memasuki pasar.

c.    Model Rantai Nilai Bisnis

Menggunakan model bisnis value chain juga akan menyebabkan Anda untuk mempertimbangkan Benchmarking proses bisnis Anda terhadap pesaing Anda atau orang lain dalam industri terkait, dan mengidentifikasi praktek-praktek terbaik industri.Benchmarking melibatkan membandingkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis Anda terhadap standar yang ketat dan kemudian mengukur kinerja terhadap standar-standar.

d.    Sinergi, Kompetensi Utama dan Strategi Berbasis Jaringan

Sinergi, Ide sinergi adalah bahwa ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai masukan untuk unit lain, atau baik pangsa pasar organisasi dan keahlian, hubungan biaya yang lebih rendah dan menghasilkan keuntungan.

Meningkatkan kompetensi utama, Sebuah kompetensi inti adalah kegiatan yang telah dipimpin perusahaan secara mengglobal/kelas dunia. Secara umum, kompetensi inti bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-tahun pengalaman praktek lapangan dengan teknologi. Pengetahuan praktis ini biasanya dilengkapi dengan upaya penelitian jangka panjang dan karyawan berkomitmen.

5.    Menggunakan Informasi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

a.     Mempertahankan Keunggulan Kompetitif

Sistem yang awalnya ditujukan untuk menjadi strategis yang sering menjadi alat untuk bertahan hidup, yang diperlukan oleh setiap perusahaan untuk bertahan dalam bisnis, atau mereka dapat menghambat organisasi dari membuat perubahan strategis penting untuk kesuksesan masa depan.

b.     Menyelaraskan TI dengan Tujuan Bisnis

Untuk menyelaraskan TI dengan bisnis dan menggunakan sistem informasi secara efektif untuk keunggulan kompetitif, manajer harus melakukan analisis sistem strategis. Untuk mengidentifikasi jenis sistem yang memberikan keuntungan strategis untuk perusahaan mereka, manajer harus mengajukan pertanyaan berikut: (1) Bagaimana struktur industri di mana perusahaan berada?.(2) Apa bisnis, perusahaan, dan rantai nilai industri untuk perusahaan tertentu?

c.     Mengelola Peralihan Strategis

Perubahan sociotechnical, mempengaruhi elemen baik sosial maupun teknis organisasi, dapat dianggap transisi strategis gerakan antara tingkat sistem sociotechnical.

Sumber : Sistem Informasi Manajemen (Keneth C. Laudon – Jane P. Laudon)